Payroll – usługa administracji kadrowo- płacowej

Payroll - inaczej obsługa kadrowo–płacowa. W ramach usługi Trenkwalder przejmuje od Klienta wszelkie obciążenia administracyjne związane prowadzeniem dokumentacji kadrowo-płacowej oraz naliczaniem i nadzorem nad wynagrodzeniami. Powoduje to zdecydowanie ograniczenie czasochłonnych zadań wykonywanych przez dział kadr i w efekcie wzrost efektywności kadrowej firmy. Szczegółowe rozwiązania dopasowywane są do potrzeb i systemu obowiązującego u Klienta.

Korzyści dla klientów Trenkwalder:

• redukcja kosztów personalnych związanych z administracją kadrowo-płacową,

• eliminacja kosztów związanych z zakupem oprogramowania kadrowo-płacowego i bieżącą aktualizacją,

• redukcja kosztów wynajmu powierzchni biurowej na potrzeby działu kadr i płac,

• koncentracja przedsiębiorstwa na głównej działalności.

Odpowiedzialność

Trenkwalder przejmuje odpowiedzialność za prowadzenie listy płac i administrowania dokumentacją personalną. Oznacza to przekazanie wszelkich zobowiązań pracodawcy w stosunku do pracowników, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędów Skarbowych. Ponad to Trenkwalder przejmuje odpowiedzialność za terminowe i rzetelne naliczanie płac, dopełnianie obowiązków informacyjnych, naliczanie składek i podatków.

Dodatkowo Klient jest zwolniony z konieczności:

• śledzenia zmian prawnych w zakresie kadr i płac,

• pilnowania ustawowych terminów rozliczeń z pracownikami,

• monitorowania wymaganych terminów przeprowadzenia szkoleń BHP oraz badań lekarskich.

Poufność

Przekazanie Trenkwalder danych wrażliwych, np. dot. wynagrodzeń minimalizuje ryzyko udostępnienia informacji poufnych, pracownikom, którzy nie powinni mieć do nich dostępu.

Jakie obowiązki przejmuje Trenkwalder?

W skład usługi payroll wchodzi administrowanie dokumentacją kadrową, w ramach której Trenkwalder zobowiązuje się do:

• Założenia bazy danych pracowników w systemie komputerowym.

• Prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowej – akta osobowe.

• Prowadzenia ewidencji nieobecności.

• Prowadzenia rejestru badań lekarskich i szkoleń BHP oraz informowanie o konieczności ich uaktualnienia.

• Pomocy w organizacji szkoleń BHP oraz prowadzeniu postępowania powypadkowego.

• Rejestrowania i wyrejestrowywania pracowników w ZUS (program Płatnik).

• Sporządzania dokumentów związanych z zatrudnieniem (zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach).

• Przygotowania dokumentacji związanej z rozwiązaniem umowy (wypowiedzenia, świadectwa pracy)

• Sporządzanie raportów zgodnych z wymaganiami Klienta.

Drugą częścią usługi payroll jest administracja dokumentacją płacową, na którą składa się:

• Szczegółowa analiza regulaminu wynagradzania Klienta i zaadoptowanie go do sytemu płacowego.

• Stworzenie bazy danych pracowników Klienta przekazanych do rozliczeń w ramach usługi.

• Naliczanie wynagrodzeń pracowników z uwzględnieniem dodatków, potrąceń, zwolnień chorobowych, zasiłków itp.

• Sporządzanie list płac pracowników zgodnie z danymi otrzymanymi od Klienta.

• Przekazanie list płac w ustalonym terminach wraz z plikiem przelewowym kompatybilnym z systemem bankowym Klienta.

• Przygotowanie i przekazanie pasków wynagrodzeń oraz druków ZUS RMUA dla pracowników.

• Sporządzanie i przesyłanie do ZUS miesięcznych deklaracji rozliczeniowych.

• Sporządzanie deklaracji do Urzędu Skarbowego.

• Przygotowanie rocznych deklaracji rozliczeniowych.

• Przygotowanie danych do deklaracji PFRON.

• Przygotowywanie różnego rodzaju zestawień dopasowanych do potrzeb Klienta.